Der digitale Arbeitsplatz – Schritt 1

„Digitalisierung“ ist seit Jahren eines der Schlagwörter in den Medien. Was heißt das genau für den Unternehmer?

Der Beginn

Wenn man es genau nimmt, spricht man eigentlich von „digitaler Transformation“ und wenn man sich selbst die Frage stellt, wo man beginnen soll: Es beginnt damit, sich von traditionellen Medien wie Papier oder CDs zu verabschieden.

Bevor man die großen Digitalisierungsprojekte beginnen kann, ist mein Ansatz der, alle MitarbeiterInnen im Unternehmen Werkzeuge und das Know-How für einen digitalen Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen. Erst wenn jeder im Unternehmen die digitale Ablage für sich entdeckt und auch konsequent nutzt, wird in weiterer Folge auch die anstehenden Projekte rund um die Digitalisierung meistern.

Meine Erfahrungen

2017 habe ich begonnen, mich näher mit den Möglichkeiten von Microsoft Office 365 zu beschäftigen (das Thema „Cloud – mehr <Un>Abhängigkeit“ wird ein künftiger Blogbeitrag 😉 ). Mittlerweile findet man hier alle notwendigen Anwendungen, um – so wie ich – das erste große persönliche Ziel in der Digitalisierung zu schaffen: 0 gedruckte Seiten.

Ich habe zu Beginn bewusst bei jedem „Papierkontakt“ nachgedacht, wie ich diesen in Zukunft vermeiden könnte und es sind im wesentlichen 3 große Themen bei mir aufgetaucht:

  • diverse Notizen auf den klassischen Notizzetteln
  • mein Notizbuch für Besprechungen
  • viele viele Ausdrucke (Angebote, Rechnungen, Beiträge aus Internet, ..)

Microsoft OneNote – unverzichtbares Werkzeug für die digitalen Notizen

Die ersten Tools

Zuerst begann ich, das Notizbuch für Besprechungen abzulösen, wozu ich von Office365 das Microsoft OneNote für mich entdeckte. Wie bei allen anderen Cloudapps, ist auch hier sofort ersichtlich, wie einfach portabel und geräteunabhängig nutzbar dieses Tool ist.

Danach begann ich, die vielen Ausdrucke Zug um Zug zu verringern. Auch hier war mir wichtig, dass ich die nun nur mehr digitalen Dokumente trotzdem überall mitnehmen konnte. Diese liegen in meiner persönlichen Microsoft OneDrive und habe diese auf allen Geräten abrufbar. Hier war eine wichtige Erkenntnis, dass der IT Arbeitsplatz mit zumindest 2 großen Bildschirmen ausgestattet sein muß. Weiters hat man idealerweise ein Gerät mit Touchscreen und Stifteingabe (Stichwort: händische Unterschrift auf Dokumenten, Markierung von oder Anmerkungen zu Texten) – entweder ein Detachable-Notebook oder zusätzlich zum PC klassisch ein Tablet. Im Jahr 2018 waren es nur mehr im März exakt 7 (!) Seiten, die ich noch drucken musste: Formulare für einen Provider inkl. Unterschrift+Firmenstempel und als Highlight per Fax zu versenden.

Microsoft OneDrive – geräteübergreifende Dateiablage (1TB!)

Die größte Umstellung für mich waren die schnellen Notizen während eines Gespräches. Was ich zu Beginn unstrukturiert in OneNote mitnotierte („schnelle Notizen“), erledige ich nun in Microsoft To-Do. Da die anfallenden Notizen in der Regel Aufgaben für mich sind (notierter Rückruf, diverse Anliegen, …), war auch diese Herausforderung geschafft (Anmerkung: Microsoft To-Do ist die moderne Ansicht der bekannten Outlook-Aufgaben. Hier merkt man auch die enge Verbindung zwischen den einzelnen Microsoft Anwendungen: Im OneNote eine Notiz markiert -> rechter Mausklick -> Outlook-Aufgabe erstellen. Und innerhalb Sekunden ist auch diese Aufgabe am Handy in der To-Do Liste. Wird die Aufgabe als erledigt markiert, so ist das auch im OneNote sichtbar).

Microsoft To-Do – immer den Überblick über die offenen Aufgaben behalten


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